„Schreiben ist leicht. Man muss nur die falschen Wörter weglassen!“
(Mark Twain)
Wir erhalten täglich eine Vielzahl an Informationen. Unser Gehirn wehrt sich gegen diese Reizüberflutung. Es nimmt besonders in Zeiten von YouTube, Facebook und Whatsapp nur noch das wahr, was ihm auf den ersten Blick gefällt. Untersuchungen mit der Augenkamera haben ergeben, dass Leser innerhalb von zwei Sekunden entscheiden, ob sie eine E-Mail sofort, später oder gar nicht lesen. Ihre E-Mails sollten sich deshalb in der Aufmachung und dem Inhalt von der Masse der täglichen Post positiv abheben – ganz gleich, ob Sie im Zeitalter der Digitalisierung Kundenbriefe schreiben oder via E-Mail mit Kunden korrespondieren.
Situationsgerechte Formulierungen
Zugegeben, es ist nicht immer leicht, eine perfekte E-Mail zu schreiben. Aber wenn Sie schon wenige Kriterien beachten, gelingt es Ihnen, E-Mails zu formulieren, die Ihre Empfänger gerne lesen:
Formulieren Sie einen aussagekräftigen, außergewöhnlichen Betreff
Der Betreff sollte den Inhalt oder auch die in der E-Mail beschriebene Lösung vorwegnehmen („Wir haben alles für Sie erledigt.“, „Nächste Woche geht Ihre Bestellung raus.“).
Schreiben Sie kurz, klar und verständlich
Sätze mit maximal 7 – 12 Wörtern sind gut verständlich. Verwenden Sie Verben anstelle von unechten Hauptwörtern und nutzen Sie die SIE-Ansprache (statt „Wir haben die Änderung durchgeführt.“, besser: „Wir haben die Kontodaten für Sie geändert.“).
Gliedern Sie Ihren Text
Generell gilt: Neuer Gedanke, neuer Absatz. Verwenden Sie Zwischenüberschriften und Aufzählungen. Fassen Sie wichtige Textpassagen zusammen.
Sorgen Sie für Stimulanz
Erzeugen Sie Bilder im Kopf des Lesers („Wenn Sie heute noch bestellen, können Sie in 3 Tagen bereits mit Ihrem neuen Smartphone surfen.“). Verwenden Sie Fragen in der E-Mail (statt „Wir hoffen, dass Ihnen das Angebot zusagt.“, besser: „Sagt Ihnen das Angebot zu?“). Verwenden Sie den Fettdruck, um wichtige Aussagen hervorzuheben.
Viele Unternehmen geben viel Geld für Werbung aus, um in der Öffentlichkeit ein positives Image zu schaffen und zu festigen. Oftmals gestalten sie ihre Geschäftskorrespondenz jedoch wenig professionell. Sie übersehen, dass jede E-Mail eine Visitenkarte ihres Unternehmens ist – eine positive oder eine negative. Mit professionellen Nachrichten stärken Sie Ihr Image und das Ihres Unternehmens.
Im Seminar „Korrespondenztraining“ erhalten Sie praxisnahe Tipps und Anregungen, wie Sie situationsgerecht formulieren und Ihrer Korrespondenz einen individuellen und modernen Charakter geben können.
Autor: Sabine Gilliar
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