Im Mitarbeitergespräch geht es darum, dem Mitarbeiter ein Feedback zu geben. Dabei kann es sich sowohl um Lob als auch um Kritik handeln. Manchmal will man, dass etwas in Zukunft unterlassen wird und manchmal geht es um einen Verbesserungsvorschlag.
In jedem Fall sollten Sie sich gut auf Mitarbeitergespräche vorbereiten und die Gelegenheit nutzen, Ihr Gegenüber ehrlich und fair zu beurteilen und – im besten Fall – zu motivieren.
Doch wie geht das? Wie können Sie sich als Führungskraft bestmöglich auf das Gespräch vorbereiten? Und vor allem: Wie können negative Themen konkret angesprochen werden, ohne den Mitarbeiter zu demotivieren?
Finden Sie den richtigen Ton
Achten Sie darauf, wie Sie das Feedback formulieren und finden Sie den richtigen Ton. Drücken Sie sich so aus, dass Sie die Kritik selbst auch annehmen würden. Ganz wichtig: Formulieren Sie Ihre Rückmeldung immer sachlich und nicht persönlich. Formulieren Sie Ihr Feedback immer in der Ich-Form: „Ich habe das Gefühl“, „Ich habe den Eindruck“. Vermeiden Sie Formulierungen wie „Sie sind“ oder „Sie machen“. So geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, sich zu äußern, Sie legen ihn nicht auf das Negative fest und bleiben sachlich.
Sprechen Sie über positive Dinge
Was hat gut funktioniert? Was hat der Mitarbeiter gut gemacht? Nennen Sie zu Beginn positive Eigenschaften, die Ihnen aufgefallen sind oder sprechen Sie über Erfolge. Ganz wichtig: Seien Sie ehrlich und nennen Sie wirklich nur Dinge, die Sie auch so meinen. Nennen Sie konkrete Situationen, die positiv waren anstatt zu allgemein zu bleiben.
Warten Sie nicht zu lange
Wenn Sie Feedback geben wollen, dann tun Sie das direkt nach einer erbrachten Leistung, beispielsweise nach einem abgeschlossenen Projekt. Sparen Sie sich Ihr Feedback nicht auf. Sollten Sie nur positives oder nur negatives Feedback zu bieten haben, sollten Sie nicht warten, bis Sie auch das Gegenteil zu sagen haben.
Stellen Sie Fragen
Gibt es einen Grund, warum der Mitarbeiter so gehandelt bzw. nicht gehandelt hat? Bevor Sie Ihre Verbesserungsvorschläge oder Ihre negative Kritik aussprechen, sollten Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit geben, sich zu erklären. Vielleicht gibt es gute Gründe, die den Mitarbeiter zu einer nachvollziehbaren Reaktion veranlasst haben. Überprüfen Sie Ihren Standpunkt gegebenenfalls nochmal neu.
Werden Sie konkret und machen Sie Verbesserungsvorschläge
„Sie machen immer dies oder das…“ hilft dem Mitarbeiter nicht, sich bei einer bestimmten Handlung zu verbessern. Seien Sie konkret und beziehen Sie sich auf eine bestimmte Situation. Feedback dient nicht dazu, dem Mitarbeiter Vorwürfe zu machen. Sagen Sie offen, was Sie gut und was Sie nicht gut finden. Formulieren Sie Verbesserungsvorschläge, wenn Sie welche haben – so helfen Sie dem Mitarbeiter, besser zu erkennen, was Sie von ihm erwarten.
Überfordern Sie nicht
Überfordern Sie den Mitarbeiter nicht mit zu viel negativer Kritik. Geben Sie ihm die Möglichkeit, an sich zu arbeiten und sich Stück für Stück zu verbessern. Feedback und Kritik sollen den Mitarbeiter auf etwas aufmerksam machen, ihn aber nicht vertreiben.
Eigenschaften der Kritik
Feedback sollte niemals niederschmetternd sein – vielmehr sollte die Rückmeldung unterstützen und sachlich auf Defizite aufmerksam machen. Aus diesem Grund gibt es bestimmte Eigenschaften, wie Ihr Feedback sein sollte:
- Konstruktiv
Jeder hat schon mal von konstruktiver Kritik gehört. Und diese sollten Sie auch geben! Denn konstruktive Kritik zeigt Wege zur Verbesserung und eine positive Perspektive für die Zukunft auf. - Konkret
Das Feedback sollte stets auf eine bestimmte Leistung bezogen werden. Nennen Sie konkrete Situationen und machen Sie Verbesserungsvorschläge. So kann Ihr Gegenüber Ihren Standpunkt besser nachvollziehen und seine Leistungen in Zukunft steigern. - Subjektiv
Denken Sie daran: Ein Feedback ist immer subjektiv. Sie berichten Ihrem Gegenüber stets von Ihren eigenen Beobachtungen. Vermeiden Sie es, Empfindungen oder Meinungen anderer Mitarbeiter miteinfließen zu lassen. - Beschreibend
Eine Kritik sollte beschreibend – nicht bewertend – sein. Formulierungen wie „Das hat mich gestört“ oder „Das hat mir gefallen“ sind genau richtig, um zu beschreiben, wie Sie die Leistungen Ihres Mitarbeiters empfunden haben. „Das war gut“ bzw. „Das war schlecht“ ist bewertend und wenig aussagekräftig.
Ideal ist es, wenn Ihr Feedback nicht nur kritisiert, sondern motiviert! Sprechen Sie Ihre persönlichen Beobachtungen an und welche Gefühle diese bei Ihnen ausgelöst haben: „Es hat mir nicht gefallen, dass…“ oder „Es hat auf mich gewirkt wie…“. Beziehen Sie Ihr Feedback auf eine bestimmte Situation und machen Sie einen Verbesserungsvorschlag: „Es wäre mir lieber gewesen, wenn…“ Auf diese Weise kann Ihr Gegenüber am besten die Kritik nachvollziehen. Durch den Vorschlag am Ende, hat er eine konkrete Möglichkeit sich auch in Zukunft zu verbessern.
Das SARA-Modell
Wenn ein Mensch Kritik einstecken muss, durchläuft er in der Regel vier Reaktionsphasen – eine Achterbahn der Gefühle. Das SARA-Modell beschreibt diese vier Gemütslagen:
- S – Shock (Schock): „Was??? Ich verstehe das nicht“, „Das kann nicht richtig sein“ – sind die typischen Aussagen, wenn ein Mensch negative Kritik zu hören bekommt. Die negative Kritik muss erst einmal verdaut werden. In dieser Phase wird oft erstmalig die Diskrepanz zwischen der eigenen und der fremden Wahrnehmung bezüglich der eigenen Leistung erkannt.
- A – Anger (Wut): Es ist jedem unangenehm, Negatives über sich zu hören. Da ist es nur natürlich, dass der Kritisierte wütend wird. So ist eine typische Reaktion beispielsweise, die Schuld von sich zu weisen: „Wer hat das gesagt?“, „Sie sind doch nur frustriert!“. In dieser Phase steigt das Emotionslevel auf den Höhepunkt.
- R – Resistance (Widerstand): Nachdem die Wut abgeklungen ist, versucht der Kritisierte oft, sich gegen die Kritik zu wehren: „Niemand ist perfekt.“ oder „So bin ich nun mal.“ hört man dann öfter. Das Emotionslevel sinkt langsam.
- A – Acceptance (Akzeptanz): Schließlich wird die Kritik akzeptiert und der Kritisierte versucht, das Beste daraus zu machen. „Wie kann ich mich verbessern?“, „Wer kann mir helfen?“ sind Fragen, die dann in den Kopf kommen.
Einer Studie zufolge, brauchen Männer in der Regel viel weniger Zeit, um vom Widerstand zur Akzeptanz zu wechseln als Frauen. Männer sehen die Kritik meistens eher sachlich als eine Problemstellung an, die gelöst werden muss. Dabei versuchen sie sofort eine Lösung zu finden und wenn es eine gibt, gehen sie direkt zur Akzeptanz über. Frauen nehmen Kritik oft zunächst persönlich und zerbrechen sich den Kopf, was sie hätten anders machen können. Sie sehen sich in der Kritik viel öfters als Person in Frage gestellt und brauchen länger, um wieder zurück auf die Sachebene und in Richtung Problemlösung zu kommen.
In jedem Fall sollten Sie während des Feedback-Gesprächs gut auf Reaktionen Ihres Gegenübers achten. Ist Ihre Kritik verstanden worden? Haben Sie konkret Situationen erwähnt, die Ihnen gut gefallen haben? Macht es Sinn, einen weiteren Gesprächstermin zu vereinbaren? Letztlich ist es immer auch Ihr eigenes Bauchgefühl, das Sie zu einem guten Vorgesetzten werden lässt.
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